Spoločnosť ONEPOS s.r.o., IČO: 19 129 513, so sídlom Kaprova 42/14, Staré Mesto, 110 00 Praha 1, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, oddiel C, vložka 381892 (ďalej len "poskytovateľ"), ako správca osobných údajov, týmto informuje o spracúvaní osobných údajov, ktoré vykonáva v súvislosti s poskytovaním služieb zákazníkom (ďalej len "zákazník") v súvislosti s umožnením využívania platobného riešenia "onePos" (ďalej len "služba") a uzatváraním zmlúv so zákazníkmi o poskytovaní služieb alebo zmlúv o dielo (ďalej len "zmluva"). Tento dokument obsahuje aj informácie o právach, ktoré majú dotknuté osoby v súvislosti s uvedeným spracúvaním.

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov a uplatňovania vašich práv použite tento kontakt:

• E-mail: info@onepos.eu

1. Na aký účel, na základe akých titulov a aké osobné údaje spracúvame?

1.1. Uzatvorenie a plnenie zmluvy

Aby mohol Poskytovateľ rokovať a uzatvoriť Zmluvu so Zákazníkom na základe objednávky podanej v súlade s podmienkami Poskytovateľa, potrebuje Poskytovateľ tieto osobné údaje Zákazníka - fyzickej osoby:

• identifikačné údaje zákazníka (meno, priezvisko, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, dátum narodenia, IČO, DIČ, adresa sídla),
• kontaktné údaje zákazníka (e-mail, telefónne číslo, doručovacia adresa),
• fakturačné údaje (číslo bankového účtu),
• informácie z komunikácie so zákazníkom a ďalšie informácie o priebehu zmluvného vzťahu so zákazníkom.

Bez uvedených informácií nie je možné zmluvu uzavrieť alebo plniť. Právnym titulom na spracovanie týchto údajov je uzatvorenie a plnenie Zmluvy na žiadosť zákazníka.

1.2 Dodržiavanie zákonných povinností

Poskytovateľ musí spracúvať osobné údaje v prípadoch, keď mu to ukladá zákon. Na tento účel bude Poskytovateľ spracúvať osobné údaje najmä v rozsahu, ktorý mu ukladajú príslušné právne predpisy v súvislosti s povinnosťou Poskytovateľa viesť účtovníctvo a pri plnení súvisiacich daňových povinností alebo pri plnení povinností uložených zákonom o archívnictve.

1.3. Oprávnené záujmy poskytovateľa

V odôvodnených prípadoch môže Poskytovateľ spracúvať osobné údaje aj na základe právneho titulu, ktorým je ochrana jeho oprávnených záujmov. Poskytovateľ však vždy starostlivo posúdi a zabezpečí, aby záujem na spracúvaní vašich údajov na tento účel neprimerane nezasahoval do vášho súkromia.

Identifikácia osôb konajúcich za zákazníka - právnickú osobu: Ide spravidla o členov štatutárnych orgánov, zamestnancov alebo iné oprávnené osoby, ktoré nie sú zmluvnou stranou s Poskytovateľom, ale ktoré v mene Objednávateľa uzatvárajú Zmluvu, komunikujú s Poskytovateľom a inak konajú s Poskytovateľom v mene Objednávateľa. Osobné údaje týchto osôb potrebujeme na komunikáciu a rokovanie so Zákazníkom za účelom uzatvorenia Zmluvy so Zákazníkom, jej ďalšieho plnenia alebo uplatnenia práv Zákazníka. V prípade týchto osôb spravidla spracúvame meno, priezvisko, e-mail, telefónne číslo, doručovaciu adresu, informácie o ich pracovnom alebo inom vzťahu k Zákazníkovi a údaje z komunikácie s nimi.

Dôkaz o prijatí zmluvných podmienok: v prípade uzavretia zmluvy so zákazníkom online (elektronicky) uchovávame údaje potrebné na identifikáciu zákazníka ako zmluvnej strany (napr. ID relácie, IP a/alebo MAC adresa), aby sme mali časovú pečiatku ako dôkaz o uzavretí zmluvy a prijatí našich zmluvných podmienok v konkrétnom znení v prípade neskorších pochybností alebo sporov.

Obrana a uplatňovanie právnych nárokov: osobné údaje spracúvame na účely ochrany nášho oprávneného záujmu, ktorým je zabezpečenie obrany v prípadných právnych konaniach, súdnych konaniach alebo kontrolách zo strany štátnych orgánov alebo iných orgánov verejnej moci (typicky ČOI a pod.). Údaje spracúvame, aby sme v prípade potreby mohli preukázať, že sme konali v súlade s našimi zmluvnými povinnosťami a právnymi predpismi. V tejto súvislosti typicky spracúvame identifikačné a kontaktné údaje zákazníka alebo osôb, ktoré u nás konajú v mene zákazníka, údaje o uzatvorených zmluvách, ich plnení a komunikácii so zákazníkom alebo osobami konajúcimi v mene zákazníka.

1.4. Odosielanie obchodných oznámení

V prípade Zákazníkov, s ktorými sme uzavreli Zmluvu a v súvislosti s ktorou sme získali ich e-mail a/alebo telefónne číslo, alebo v prípade iných osôb, ktoré sa aktívne a dobrovoľne prihlásili na odber našich noviniek, spracúvame osobné údaje týchto osôb v rozsahu e-mail a telefónne číslo na účely zasielania informácií a noviniek o našich službách a produktoch (obchodné oznámenia).

V prípade Zákazníkov, s ktorými sme uzavreli Zmluvu, je spracovanie osobných údajov na účely zasielania obchodných oznámení založené na oprávnenom záujme Poskytovateľa informovať ich o najnovších ponukách Poskytovateľa.

Spracúvanie osobných údajov na účely zasielania obchodných oznámení v prípade osôb, ktoré sa samy aktívne prihlásili na odber noviniek bez toho, aby sme s nimi uzavreli zmluvu, je založené na ich súhlase, ktorý udelili prihlásením sa na odber obchodných oznámení.

Ak si neželáte dostávať tieto správy od nás, môžete sa z odberu kedykoľvek bezplatne odhlásiť. Táto možnosť je vždy uvedená okrem iného v každom zaslanom informačnom bulletine.

2. Od koho získavame osobné údaje a komu ich odovzdávame?

Osobné údaje získavame predovšetkým od dotknutých osôb - zákazníkov. Niektoré osobné údaje môžeme získavať od samostatných prevádzkovateľov; informácie o tom, ako títo poskytovatelia spracúvajú vaše osobné údaje, nájdete priamo u týchto poskytovateľov.

Ak nie je uvedené inak, nezhromažďujeme o vás žiadne iné informácie, než tie, ktoré nám poskytnete. Musíte nám poskytnúť len presné informácie a v prípade, že sa vaše osobné údaje zmenia, musíte ich aktualizovať.

Osobné údaje môžeme za podmienok stanovených zákonom preniesť orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon alebo ak o to príslušný orgán požiada v rámci svojich právomocí.

Na spracovanie údajov používame týchto spracovateľov:

• ONEHUB s. r. o., IČO: 55 608 272, so sídlom Kresánkova 3567/2, Bratislava - Karlova Ves 841 05,
• UDS, s.r.o., Dolnocholupická 2124/73, Modřany, 143 00 Praha 4, ID: 27218813,

Osobné údaje sa môžu prenášať aj našim obchodným partnerom, ktorí vo vzťahu k vašim osobným údajom vystupujú ako nezávislí správcovia údajov.

Osobné údaje sa neprenášajú mimo EÚ, pokiaľ nie je vyššie uvedené inak.

3. Ako spracúvame osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame predovšetkým v elektronickej forme automatizovanými prostriedkami v našich IT systémoch alebo v systémoch našich jednotlivých spracovateľov, ako je uvedené vyššie. Osobné údaje sa môžu spracúvať aj manuálne v súlade s príslušným účelom, ak je manuálne spracovanie nevyhnutné alebo vhodné.

Naši zamestnanci alebo iné osoby pracujúce pre nás môžu konať pri spracúvaní osobných údajov, a to aj na účely opravy chýb, nepresností atď. Tieto osoby však môžu spracúvať osobné údaje len za podmienok a v rozsahu uvedenom vyššie a sú viazané povinnosťou zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch a bezpečnostnými opatreniami, ktorých zverejnenie by ohrozilo bezpečnosť osobných údajov.

Osobné údaje vždy spracúvame v súlade s príslušnými právnymi predpismi a zabezpečujeme ich náležitú starostlivosť a ochranu. Dbáme na to, aby nedošlo k poškodeniu vašich práv, najmä práva na ľudskú dôstojnosť a práva na súkromný a osobný život.

4. Ako dlho spracúvame osobné údaje?

4.1. Zmluva

Osobné údaje spracúvané na účely uzatvorenia a plnenia Zmluvy so Zákazníkom spracúvame po dobu uzatvorenia a plnenia Zmluvy (t. j. po dobu nevyhnutnú na plnenie záväzkov vyplývajúcich zo Zmluvy).

Aj v takom prípade môžeme spracúvať osobné údaje na tieto účely:

4.2. Plnenie zákonných povinností

Osobné údaje spracúvané na základe našich zákonných povinností spracúvame v lehotách stanovených týmito zákonmi.

Musíme spracúvať osobné údaje vyžadované právnymi predpismi upravujúcimi daňové a účtovné povinnosti Poskytovateľa (typicky fakturačné údaje a informácie o poskytnutom plnení) na účely účtovníctva a dodržiavania daňových predpisov. Doba spracúvania je 5 rokov od konca účtovného obdobia, v prípade dokladov relevantných pre platbu DPH je to 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa plnenie uskutočnilo. Príslušné osobné údaje archivujeme v súlade s požiadavkami zákona o archivácii po dobu v ňom uvedenú.

4.3. Oprávnené záujmy

Po ukončení zmluvy so zákazníkom pokračujeme v spracúvaní osobných údajov na ochranu našich oprávnených záujmov (t. j. na obranu proti prípadným nárokom zákazníka alebo tretích strán, a to aj na súde) počas trvania príslušných premlčacích lehôt. Ak sa príslušné konanie nezačne, uchovávame tieto údaje po dobu 5 (piatich) rokov od ukončenia zmluvného vzťahu so Zákazníkom.

4.4 Odosielanie obchodných oznámení

Obchodné oznámenia zasielame tak, ako je uvedené vyššie, kým sa z ich odberu neodhlásite. Možnosť odvolania súhlasu je uvedená v každom zaslanom oznámení a je bezplatná. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať aj prostredníctvom vyššie uvedeného kontaktného e-mailu.

Za odvolanie súhlasu nehrozí žiadna sankcia. Po odvolaní súhlasu vám už nebudeme zasielať ďalšie obchodné oznámenia a nebudeme ďalej spracúvať vaše osobné údaje na vyššie uvedené účely.

4.5. Dlhšie spracovanie

Osobné údaje sa môžu spracúvať aj dlhšie, ako je uvedené vyššie, ak existuje relevantný dôvod na ďalšie spracúvanie, zvyčajne správne alebo súdne konanie, pre ktoré sú osobné údaje relevantné.

5. Aké sú vaše práva?

V prvom rade máte právo požiadať nás o prístup k vašim osobným údajom vrátane kópie všetkých vašich osobných údajov. Môžete tak urobiť prostredníctvom e-mailovej adresy uvedenej v záhlaví tohto dokumentu.

Odvolanie súhlasu so spracovaním: Ak spracúvame vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, môžete svoj súhlas so spracovaním kedykoľvek slobodne a bezplatne odvolať tak, že nás kontaktujete prostredníctvom vyššie uvedeného kontaktného e-mailu alebo inak, ako je uvedené v iných častiach tohto dokumentu. V takom prípade už nebudeme vaše osobné údaje spracúvané na základe vášho súhlasu ďalej spracúvať.

Súhlas so spracovaním osobných údajov, ktoré sa nespracúvajú na základe súhlasu, nie je možné odvolať. Na základe vašej žiadosti však vždy posúdime, či je naďalej potrebné spracúvať vaše osobné údaje na niektorý z uvedených účelov.

Vaše ďalšie práva:

Vždy vás budeme informovať o:

• účel spracovania osobných údajov,
• osobné údaje alebo kategórie osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, vrátane všetkých dostupných informácií o ich zdroji,
• povaha automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania a informácie o použitom postupe, ako aj význam a predvídateľné dôsledky takéhoto rozhodovania pre dotknutú osobu,
• príjemcov alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje prenesené, a v prípade prenosu osobných údajov do tretej krajiny vhodné záruky, ktoré sa vzťahujú na prenos s cieľom zaistiť bezpečnosť osobných údajov,
• plánované obdobie, počas ktorého sa budú osobné údaje uchovávať, alebo ak ho nemožno určiť, kritériá použité na určenie tohto obdobia,
• akékoľvek dostupné informácie o zdroji osobných údajov, pokiaľ ich nezískate od vás.

Medzi vaše ďalšie práva patria:

• požiadať nás o vysvetlenie,
• požadovať nápravu situácie, ktorá môže zahŕňať najmä blokovanie, opravu, doplnenie, obmedzenie spracovania alebo likvidáciu osobných údajov (právo byť zabudnutý),
• požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov alebo o osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a o ich prenos inému prevádzkovateľovi bez akýchkoľvek prekážok z našej strany,
• podať žiadosť alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov,
• namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú.

6. Ako chránime vaše osobné údaje

Vaše údaje chránime. Používame najmä tieto bezpečnostné prostriedky: implementácia a presadzovanie interných predpisov o ochrane údajov, antivírusová ochrana, firewally, šifrovanie, kontrola prístupu k osobným údajom a autorizačným údajom, zálohovanie, fyzické prostriedky ochrany atď.

Táto verzia informácií o spracovaní osobných údajov je účinná od 2.2.2024.